* Planejamento

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PDCA >> Saiba mais

Porque o PDCA  é utilizado para resolver problemas crônicos e críticos?

O uso do método PDCA de 4 passos contribui com o monitoramento e controle do processo de inteligência competitiva, com os seguintes objetivos:

  • Aumentar o conhecimento sobre o processo.
  • Refinar a operação na forma desejada.
  • Reduzir a variação dos resultados e desempenho do processo.
  • Ajudar a tomada de decisão em tempo real sobre o processo executado.

O PDCA  é um método. Método significa um caminho para atingir metas, que orienta a sequência de atividades para gerenciamento de uma tarefa, processo ou empresa. Cada etapa do PDCA  depende da etapa anterior.

Plan (PLANEJAR). Nesta fase são definidos os itens de controle (diretriz de controle), o método para atingir as metas, uma ação ou sequência de ações que levam ao cumprimento da meta. Quanto melhor o planejamento, mais provável que as metas sejam alcançadas. É a fase mais complexa que exige mais esforço. Quanto maior for a quantidade de informações, mais complexos serão os sistemas e ferramentas, para coletar, processar e dispor as informações.

A etapa planejar compreende localizar o problema, estabelecer a meta, análise da situação, análise do processo e plano de ação. Localizar e investigar o problema é realizado todas as vezes que são gerados resultados indesejáveis – um problema é um resultado indesejável do processo. Ou seja, uma meta não alcançada.

O planejamento demanda um levantamento do histórico de ocorrências dos problemas (não atingimento da meta) dos sistemas e ferramentas de gerência e controle. É buscar as causas mais importantes. Mapear a hierarquia de problemas. O planejamento gera planos de ação que colocam o gerenciamento em movimento.

Do (FAZER). Realizar o plano previsto. Treinar as pessoas antes do início da execução, para que haja comprometimento e execução conforme planejado.  Após o plano é necessário divulgação. Durante a execução é necessário supervisão periódica, a fim de manter o controle e eliminar possíveis dúvidas ao longo da execução.

Check (CHECAR). Monitorar e medir processos e resultados. Medir a eficácia das ações tomadas na etapa desenvolver. Verificar as ações executadas. Comparar o resultado com a meta. Usar métodos para eliminar erros e aumentar a velocidade dessa etapa. A análise de dados desta etapa indicará se o processo está de acordo com o planejado.

Act (AGIR). É dividido em 2 componentes:

  • Agir  corretivamente. De posse das análises realizadas na etapa anterior (check) atuar no sentido de adotar como padrão o plano proposto, no caso das metas tenham sido alcançadas; ou atuar corretivamente sobre as causas que não permitiram que a meta fosse atingida. Ou seja: 1) comparar resultados (planejado e executado); 2) listar efeitos secundários oriundos das ações executadas e 3) verificação da continuidade ou não do problema.
  • Agir para melhorar. Prover melhoria contínua do desempenho do processo, padronização dos procedimentos implantados na fase FAZER. Ou seja, comprovada a eficácia das ações tomadase resultado satisfatório, transformar em procedimento padrão.

 

Até logo!

Análise e boas práticas

Quais as boas práticas para o processo de análise?

Veja abaixo exemplos de boas práticas para melhorar a capacidade de análise:

  1. A minha atuação é pró-ativa ou reativa? Antecipo-me à ocorrência do problema ou só atuo após o problema acontecer? O processo de Análise é contínuo. Quando atuamos pró – ativamente significa que estamos analisando o processo antes do resultado final.  Quando atuamos reativamente, significa que “não” estamos acompanhando o processo. Estamos avaliando o resultado dele: o produto. Isso gera dois problemas:  1)excesso de atividades secundárias, que reduzem o tempo para o foco principal  e 2) necessidade de melhorar conhecimento, habilidades e atitudes de planejamento e análise.
  1. Estou baseado em fatos e dados? Minhas fontes e indicadores (métricas) são confiáveis? Fatos e dados constroem o caminho para encontrar a solução e são os pilares para fundamentá-la. Eles legitimam a ação. No início do processo de análise pesquisamos  para reunir fatos suficientes para lançar uma luz sobre o problema. É esboçada uma hipótese inicial para o problema e o passa para a compilação dos fatos (métricas, ações e resultados) necessários para confirmá-la ou não. A análise deve ser cuidadosa, de alta qualidade, contínua, dos componentes do problema, aliada a uma atitude agressiva na coleta de dados.
  1. Consegui formular uma hipótese inicial para a resolução do problema? Gerar uma hipótese inicial é uma tentativa de solucionar o problema numa primeira abordagem. A essência da hipótese inicial é: descubra a solução do problema antes de iniciar. Importante: é uma teoria que deverá ser provada ou desmentida, ao longo da análise. A hipótese inicial dá visibilidade ao seu processo de análise. Permite compartilhar perspectivas e gera integração.
  1. Estou aplicando um método de análise estruturado? Estou dividindo o problema em problemas menores para facilitar a solução?  Desdobro a hipótese inicial em seus componentes (principais causas)? elaboro recomendações factíveis para cada causa? monte a árvore lógica?
  1. Estou com foco em resultado? Os requisitos da solução irão gerar o desempenho esperado a um custo compatível? Estou direcionado para atender as necessidades e requisitos técnicos?

Essas perguntas estão longe de serem exaustivas, mas ajudam a entender e executar o proceso de análise com maior corretismo para gerar análises mais consistentes.

 

Até logo!

Análise e Conceito

O que é análise e qual a sua utilidade?

A análise é um processo de resolução de problemas e de tomada de decisões. Separa um todo em suas partes componentes (elementos constituintes) e examina, investiga, inspeciona, pesquisa , estuda, o todo, suas partes e relações.

  • O insumo do processo de análise são as  informações e métricas (indicadores de controle).
  • Um processo de análise deve ir além de traçar o histórico de eventos.
  • O analista deve descobrir as causas e efeitos dos desvios (realizado x planejado) – quem, o que, onde e quando causa os motivadores do efeito. Ou seja, criar um processo de pesquisa para aumentar a base de conhecimento sobre o alvo da análise.
  • Considerando que um evento não é provocado por apenas um item, a análise deve constantemente pesquisar, para identificar mais causas e quantos efeitos estarão associados a essas causas (os tradeoffs envolvidos).

A atividade de análise é um esforço permanente, para aumentar a base de conhecimento.

 

Até logo!

Planejamento – Perguntas e Respostas

Quais as  principais perguntas sobre Planejamento?

A seguir são apresentadas perguntas e respostas que tocam nos principais conhecimentos, habilidades e atitudes envolvidos no processo de planejamento. O fundamento principal está em TRATAR O PLANEJAMENTO COMO UM PROCESSO.

  1. O que é Planejamento?
  2. Qual o Propósito do Planejamento?
  3. Por que o planejamento reduz riscos?
  4. Qual a relação entre Risco e Incerteza?
  5. Como o Risco é gerenciado?
  6. Por que o Planejamento reduz incertezas?
  7. Como pessoas e empresas tomam decisões?
  8. Planejamento ajuda a estabelecer confiança?
  9. Planejamento gera Informações?
  10. Planejamento ajuda a tomar decisões?
  11. Quais são as Recomendações para Planejamentos Efetivos?
  12. Por que os Planos falham?
  13. Confundir Estimativas x Compromissos  gera falha no planejamento?
  14. Por que Ignorar Incertezas gera falha no planejamento?
  15. Desalinhamento de percepção do cliente gera falha no planejamento?
  16.  Ambiente multitarefas aumenta a probabilidade dos planos falharem?
  17. Qual a importância de saber estabelecer objetivos?
  18. Como estabelecer objetivos SMART
  19. Como Racionalizar Valor para definir estratégias?
  20. Como considerar o risco no desenvolvimento de estratégias para atingir objetivos?

O PLANEJAMENTO É UM PROCESSO PARA REDUZIR RISCOS, TEMPO, ESFORÇO, INCERTEZAS, PROVER CONFIANÇA, INFORMAR, COMPROMISSAR E SUPORTAR DECISÕES, PARA ATINGIR UM OBJETIVO.

Use esse check list no seu dia a dia para gerar planos efetivos e dinâmicos!

 

Vamos às respostas na sequência …

Processo de Planejamento

O que é o Planejamento?

  • O PLANEJAMENTO é o processo de pensar e organizar as atividades necessárias para alcançar o objetivo desejado.
  • O planejamento envolve prever, se preparar e reagir para atingir um objetivo, diante de cenários prováveis.
  • O planejamento é um processo interativo para gerar planos sucessivos, ou seja, um conjunto temporal de ações que através das quais se espera atingir um objetivo.
  • Quando definimos o planejamento como um processo, isso significa que pode ser dividido em etapas bem determinadas e sujeitas a constantes melhorias ao longo do tempo.
  • O planejamento é uma jornada, bem estruturada, para reduzir riscos, incertezas, prover confiança, informar, compromissar e suportar decisões, para atingir um objetivo.
  • O planejamento reduz muito o tempo e o esforço necessários para atingir o objetivo.
  • Na perspectiva de negócios, planejar significa buscar o constante alinhamento entre as expectativas dos clientes e da empresa.
  • O planejamento não é algo estático, pelo contrário é um processo dinâmico.
  • Normalmente é articulado em 3 planos: 1) longo prazo (estratégico) , 2) médio  prazo (tático)e curto prazo (operacional).

Não é pouco frequente encontrar dúvidas com relação à natureza dinâmica e procedural do planejamento e dos seus principais produtos, insumos, recursos e sistemas de suporte e atividades.

Planejamento é uma propriedade fundamental do comportamento inteligente e gerenciamento das empresas.

Até logo!

O Propósito do Planejamento

Qual o propósito do planejamento?

Existem muitas dúvidas ou interpretações equivocadas do que é o planejamento. Um erro muito frequente é não dar a importância devida ao planejamento. A razão do planejamento é garantir uma execução com sucesso. No entanto, a habilidade de planejamento é fruto de exercício diário. O planejamento ajuda a conhecer quais as necessidades de clientes e de recursos (incluindo pessoas) que serão necessárias – quanto, quando, perfil, etc. – num dado período.

O planejamento é um processo que gera novos planos de forma interativa. Os planos gerados pelo planejamento direcionam nossas decisões de investimentos. Com eles, podemos aceitar ou rejeitar um projeto. Os planos ajudam a conhecer se uma operação/projeto está na trilha de entrega dos resultados que o cliente espera. Sem planos nossos projetos e empreendimentos ficam vulneráveis a um grande número de problemas. Planos permitem responder perguntas do tipo: poderei cumprir a meta? Poderemos atender com os níveis de serviços exigidos em contrato? Quais são as etapas mais críticas que podem dar errado? Que variáveis ou situações podem ter maior impacto nos resultados?

Um bom processo de planejamento apresenta os seguintes benefícios: gera bons planos para reduzir riscos e incertezas, suportar melhores decisões, estabelecer confiança, prover informações.

Quando planejamos devemos nos perguntar: Os riscos foram avaliados e reduzidos? As informações estão sendo geradas de forma adequada, para as pessoas certas, no momento certo, as incertezas estão identificadas? Estão sendo minimizadas ao longo do período? Estou efetivamente influenciando positivamente o processo de decisão? Clientes e equipes estão mais confiantes sobre o sucesso da operação?

 

Até logo!

Risco e planejamento

Por que o planejamento reduz riscos? 

Risco é a probabilidade de acontecer uma ameaça em particular vezes o impacto da ameaça nos resultados previstos. Esta é uma definição bem geral. Existem muitas definições para risco. De uma forma geral o risco é descrito como uma situação que redunda numa consequência negativa, mas, não necessariamente, precisa ser negativa. O importante é entender que, embora o risco esteja presente em todas as situações, ele pode ser anulado ou mitigado (reduzido) pelo processo de planejamento.

 

 

O planejamento identifica riscos, quando podem acontecer, quais os seus impactos, e, formas de anular e reduzir. O planejamento aumenta a probabilidade de sucesso de projetos fornecendo melhor compreensão dos seus riscos.

Alguns projetos são tão arriscados que poderemos resolver não iniciar uma vez que não conheçamos em detalhes os seus riscos. Outros podem conter fatores cujos riscos podem ser contidos ou mitigados, direcionando atenção prévia.

Riscos podem advir de várias naturezas – do ambiente, do processo, do produto que estamos nos comprometendo a entregar, do conhecimento da equipe e do setor financeiro (exceder os custos previstos e dilacerar as margens), entre outros.

Então? Como se reduz o risco?

Resposta: rodando o processo de planejamento, gerando planos sucessivos e refinados, uma maior e melhor base de conhecimentos, explicitando incertezas e informando o andamento para todos os envolvidos.

Até logo!

Risco e Incerteza

Qual a diferença entre Risco e Incerteza?

Risco é o potencial de ganhar ou perder algo de valor. Valores (ex: saúde, bem-estar emocional ou riqueza financeira) podem ser obtidos ou perdidos ao assumir riscos decorrentes de uma determinada ação ou inatividade, prevista ou imprevista. O risco também pode ser definido como a interação intencional com a incerteza . O risco é uma conseqüência da ação tomada, apesar da incerteza. A percepção do risco é o julgamento subjetivo que as pessoas fazem sobre as características e a gravidade de um risco.

 

A incerteza é um resultado potencial, imprevisível e incontrolável. Qualquer esforço humano traz algum risco, mas alguns são muito mais arriscados do que outros. Incerteza é falta de certeza. Um estado de conhecimento limitado onde é impossível descrever exatamente o estado existente, um resultado futuro ou mais do que um resultado possível .

Observações:

  • Risco ocorre quando conhecemos os possíveis cenários e conseguimos atribuir probabilidade a cada um deles.
  • Incerteza se refere a situações nas quais muitos resultados são possíveis, mas a probabilidade de cada um ocorrer é desconhecida.
  • Lidar com risco não é o maior problema. A situação se complica quando ao invés do risco, temos que lidar com a incerteza.

Até logo!

Gerência de Risco

Como o Risco é gerenciado?

A Gerência de Risco é feita através de avaliação, mitigação (até um nível aceitável) e monitoramento de um empreendimento. Em alguns casos a aceitação do risco pode chegar muito próximo de zero.

Riscos podem advir de várias naturezas, desde acidentes, desastres naturais, erros de procedimentos, inabilidades de equipes de trabalho, e outras.

 

A quantificação do risco pode ser definida como: 

  • Valor = [Benefícios / Custos]  x [Riscos].
  • Risco = [Probabilidade de ocorrência de um evento] x  [Impacto do evento nos resultados].

Essas duas fórmulas são poderosíssimas e estão no núcleo do processo de gerência de risco e tomada de decisão das empresas.

 

Na gestão ideal de risco, segue-se um processo de priorização, segundo o qual os riscos com a maior perda (ou impacto) e a maior probabilidade de ocorrência são tratados primeiro. De uma forma geral as metodologias para gerenciar riscos seguem os seguintes passos:

  • Identificar os ativos (SLAs, informação, materiais, sistemas, propriedades etc.) que são mais críticos e importantes na organização.
  • Identificar, caracterizar, e avaliar as ameaças.
  • Identificar, caracterizar e avaliar as vulnerabilidades.
  • Determinar os riscos – a conseqüência esperada de um tipo de ameaça, frente a uma vulnerabilidade, num ativo específico.
  • Identificar caminhos de reduzir os riscos.
  • Priorizar as ações de redução de riscos baseadas numa estratégia.

 Veja alguns exemplos de estratégias para reduzir riscos:

  • Transferir o risco para outra parte.
  • Anular o risco.
  • Reduzir o efeito negativo do risco.
  • Aceitar toda ou alguma parte das conseqüências do risco.

O ISO 31000 é uma família de padrões para  fornecer princípios e diretrizes genéricas sobre gerenciamento de riscos. Procura fornecer um paradigma universalmente reconhecido que emprega processos de gerenciamento de riscos para substituir a miríade de padrões, metodologias e paradigmas existentes.

Até logo!

Planejamento e Redução de Incertezas

Por que o planejamento reduz incertezas?

Um bom processo de planejamento refina as estimativas ao longo do tempo. É um processo continuado e interativo.

O Cone de Incerteza, uma teoria bem conhecida, mostra que na fase inicial de um projeto (ou na fase de identificação de uma oportunidade  de venda) a estimativa de tempo para a execução do empreendimento pode variar de 60% a 160%. Isto é, um projeto (ou oportunidade de venda) com expectativa de durar 20 semanas, pode durar de 12 a 32 semanas. Essa é uma variância grande que representa um alto nível de incerteza!

No entanto, numa fase mais avançada do projeto, após a especificação de requisitos, as estimativas de duração do projeto variam entre +- 15%. Desta forma, uma estimativa de 20 semanas poderá se concretizar entre 17 a 23 semanas. Isto é, o processo de planejamento gera planos com maior precisão, sucessivamente.

O planejamento é um processo interativo que tem como objetivo o aprendizado e o refinamento das estimativas ao longo do ciclo do projeto. Diante disso, é fator crítico que o conhecimento aprendido seja reconhecido e desdobrado num processo interativo, projetado para ajudar o time a refinar, sucessivamente, a visão do produto a ser entregue.

Pensar que uma venda ou projeto de sucesso é caracterizada por atendimento ao prazo;, atendimento ao orçamento  e atendimento a todas as funcionalidades, como inicialmente especificadas,  é uma definição perigosa e incompleta. Essa definição falha em não reconhecer que investimentos, prazos, e decisões, devem ser periodicamente revisitados e comunicados.

Uma oportunidade de venda ou um projeto com todas as funcionalidades bem definidas numa versão inicial não será necessariamente um sucesso. Isto é, não é suficiente. Usuários e clientes provavelmente não ficarão satisfeitos se novas e excelentes funcionalidades forem rejeitadas em favor de outras medíocres, simplesmente por causa dessas últimas terem sido apresentadas no plano inicial.

 

Até logo!

Planejamento e Decisão

Como o planejamento ajuda na tomada de decisão?

Planos nos ajudam a tomar decisões. Além de ajudar a decidir o início ou não de um projeto, ajudam a garantir se estamos trabalhando no projeto mais valioso, num rol de vários outros projetos.

Nós constantemente tomamos decisões balanceando funcionalidades, esforços, custo e tempo.

A tomada de decisão é o processo de identificação e escolha de alternativas com base nos valorespreferências e crenças do tomador de decisão.  Pode ser ser mais ou menos racional ou irracional e pode ser baseado em conhecimentos e crenças explícitas ou tácitas . A tomada de decisão envolve basicamente 3 passos:

  • Primeiro. Analisar  um conjunto finito de alternativas descritas em termos de critérios avaliativos (ou atributos de valor).
  • Segundo. Classificar essas alternativas em termos de quão atraentes são para o “tomador de decisão” considerados os critérios simultaneamente.
  • Terceiro. Selecionar a melhor alternativa.

Observações

  • A tomada de decisão lógica, descrita acima, é uma parte importante de todas as profissões científicas (com atividade sistemáticas para ganhar novos conhecimentos), onde os especialistas aplicam seus conhecimentos tomar “decisões informadas”.
  • Por outro lado, é comprovado em pesquisas que em situações com maior pressão de tempo ou ambiguidades aumentadas, especialistas “podem usar” a tomada de decisão intuitiva, em vez das abordagens estruturadas. Observe, em determinadas situações sob pressão.
  • Adicionalmente, o “ambiente” de decisão pode desempenhar um papel importante no processo de tomada de decisão. Por exemplo, a complexidade ambiental, organização, limpeza, ruído,  são alguns exemplos de fatores que influenciam a função cognitiva.

 

Até logo!

Planejamento e Confiança

Por que o planejamento ajuda a estabelecer confiança?

O costume de entregar serviços tal como prometido desenvolve a confiança. Estimativas confiáveis geram entregas confiáveis e relacionamentos confiáveis.

Muitas decisões que necessitam ser feitas pelos clientes, que interferem diretamente nos resultados, são difíceis de serem tomadas por eles, principalmente, na contratação ou no início de projetos, a menos que apresentemos alternativas de soluções. Nossas opiniões, só serão levadas em conta se provadas confiáveis ao longo do histórico do relacionamento.

Estimativas confiáveis beneficiam os prestadores de serviço, já que permitem trabalhar num ritmo sustentável. Isto leva a prestar serviços de alta qualidade que, em contrapartida, propiciam melhores estimativas devido à economia de tempo do não tratamento de situações não previstas.

Até logo!

Planejamento e Informações

Por que o planejamento gera informações?

Um plano deve identificar as expectativas e descrever o que pode acontecer ao longo do projeto (por exemplo). Ele não garante um conjunto exato de resultados numa dada data, com um determinado custo. No entanto, ele comunica, gera informações e estabelece um conjunto de expectativas. (não confundir expectativas com compromissos)

Informações realimentam clientes, usuários e equipes sobre o projeto. Informações facilitam o entendimento, auxiliam na validação de etapas, reduzem inseguranças na tomada de decisões, estimulam o trabalho em equipe.

 Por exemplo, se você me pergunta quanto tempo será gasto num projeto e eu lhe informo que ele durará 8 meses e não informo como cheguei a essa previsão, naturalmente você ficará desconfiado, não é mesmo? Isto porque falta informação!

Por outro lado, se apresento um plano bem documentado, dividido em etapas, apresentando fatores críticos de sucesso, indicadores de desempenho para dar visibilidade e controle, recomendações para um trabalho cooperativo, a chance de você acreditar e ajudar que outros acreditem e cooperem aumentará muito!

Até logo!

Planejamento e Recomendações

Quais as recomendações para gerar planejamentos de alto desempenho?

 Veja algumas recomendações  …

  • Envolver todo o time – Responsabilidades importantes podem falhar para uma pessoa ou um grupo de pessoas. No entanto, o time como um todo deve estar envolvido e compromissado para atingir o melhor resultado possível e ser “resiliente”, ou seja, ter habilidade para recuperar e ajustar desvios. Times, quando trabalham com alta visibilidade de objetivos, conhecimentos e informações, refinam estimativas, através de contribuições e novas perspectivas.
  • Planejar em diferentes níveis ou perspectivas – Não cometa o erro de pensar que uma nova versão de plano seja autossuficiente. Um plano de comunicação, um plano diário, semanal e mensal tem objetivos diferentes e se complementam.
  • Explicitar as incertezas – Nenhum plano é 100% correto. Garanta explicitar incertezas nas versões de planos produzidas por você. Se estimativas estão com alto nível de incerteza, explicite-as. Se prazos estão com alto grau de incerteza, explicite-os também. As incertezas fazem parte da natureza do planejamento. Um dos fatores que explica a razão de ser do planejamento é a incerteza.
  • Replanejar constantemente – Sempre identifique e valorize o benefício de uma nova versão de planejamento. Atualize as incertezas. Se uma nova versão identifica premissas falsas, atualize-as. Use a oportunidade de replanejamento para garantir que o projeto esteja direcionado para gerar o maior valor para a empresa.
  • Manter todos informados do progresso do projeto – Manter uma regularidade no encaminhamento de relatórios simples, de fácil leitura, e com indicadores de progresso é primordial para gerar comprometimento e um ritmo de gestão.
  • Reconhecer a importância do aprendizado – em virtude de um projeto gerar novos conhecimentos sobre um produto, os planos devem ser atualizados para inserir esses novos conhecimentos, novas necessidades de clientes, novas configurações de atendimento, novas funcionalidades, novas práticas em trabalho em time, e assim por diante. Esse procedimento ajusta expectativas sobre o nosso progresso e sobre a nossa abordagem.
  • Fazer estimativas e planos baseados em fatos e dados. Sempre associe estimativa e prazos com a realidade, baseados em valores observados.

Até logo!

Por que os Planos falham?

Por que os planos falham?

O propósito do planejamento é chegar, de forma interativa, numa resposta otimizada a questões do tipo: que capacidades um projeto deve ter, quais os prazos, como os recursos serão alocados. O planejamento alcançará isto, reduzindo riscos e incertezas, suportando melhores decisões, estabelecendo confiança e provendo informações.

Infelizmente, a forma tradicional de conduzir projetos frequentemente falha. Na sequência, apresentamos razões dessas falhas e dicas para aumentar as chances de sucesso do processo de planejamento. Falhas frequentes:

  1. Focar em atividades em vez de priorizar resultados – tira a nossa atenção para os requisitos valorizados pelos clientes. Uma variedade de problemas acontece.
  2. Multitarefas – fontes de retardos adicionais. Cheios de boas intenções, participantes de projetos vêem a multitarefa como uma cura, mas não é. Provavelmente, esta atitude provocará mais retardos e, por conseguinte, requisitos importantes para o cliente poderão não ser entregues.
  3. Requisitos de produto não são desenvolvidos com a prioridade adequada na perspectiva do cliente. A melhor forma de atender requisitos na perspectiva de uma equipe não necessariamente será a melhor forma vista pelo cliente.
  4. Incertezas são ignoradas. Ignorar incertezas sobre o que os clientes exatamente querem, podem levar a insatisfações ao longo do projeto ou empreendimento.
  5. Estimativas tornam-se comprometimento. Estimativa é uma avaliação ou cálculo aproximado de algo. Comprometimento é uma obrigação assumida por uma ou diversas partes. São coisas bem diferentes e facilmente confundidas.

Use esse check list simples que checa 5 dimensões importantes do processo de planejamento.

 

Veja na sequência mais detalhes sobre as falhas mais frequentes!

 

Planejamento e resultados

Por que focar em atividades ao invés de resultados, gera falhas no planejamento e insatisfação dos clientes?

Um problema crítico com abordagens tradicionais de planejamento é que elas focam em completar atividades em vez de entregar resultados. Um primeiro problema desta abordagem é que os clientes não dão valor para isso. Resultado é o que interessa para clientes. O planejamento deve estar focado em resultados em vez de atividades.

Um segundo problema é o cumprimento de prazos. Algumas equipes preocupam-se mais em recuperar o tempo perdido do que salvaguardar a qualidade ou mudar características do serviço. Algumas das razões de atrasos no cumprimento de prazos são:

  • Atividades não são concluídas antecipadamente. O nosso trabalho tem a tendência de se expandir para preencher o tempo disponível e executar uma dada atividade. Numa organização, normalmente, trabalhos que poderiam ser finalizados com antecedência não o são por vários motivos: inclusão de atividades não relacionadas ao trabalho, retrabalho, falta de treinamento, lentidão, interrupções e falta de postura, entre outros.
  • Atrasos são propagados em cadeia. Na maioria dos nossos casos existe uma sequência de atividades interdependentes. Para que antecipemos resultados é necessária uma combinação de acertos. No entanto, para que haja um atraso é necessário que apenas uma coisa aconteça errada.
  • Atividades são interdependentes. Atividades são independentes quando a duração de uma atividade não influencia a duração de outra. Infelizmente, a maioria das atividades num projeto não são independentes e nós, frequentemente, esquecemos disso.

É comum escutarmos em situações de atraso na execução de uma atividade: “Vou recuperar esse atraso na próxima etapa”. A expectativa é apoiada na crença de que o conhecimento adquirido nessa primeira atividade permitirá ganhar tempo numa próxima. No entanto, o conhecimento e a prática real não confirmam essa teoria. Quando uma atividade dura mais do que planejado, todas as atividades similares provavelmente demandarão mais tempo que o planejado.

Até logo!

Planejamento e Estimativas x Comprometimentos

Por  que diferenciar Estimativas  de Compromissos, é fator chave no processo de planejamento?

Dentro de qualquer estimativa existe a probabilidade de um trabalho ser completado, num determinado nível de serviço, num tempo estimado.

Problemas podem ocorrer se as estimativas forem igualadas à comprometimentos:

  • Estimativas são avaliações preliminares com chances de acontecer;
  • Compromissos são obrigações ou promessas.

Quando estes dois itens são confundidos, geram quebra de confiança e desvios de expectativas, que geram desvalorização do serviço que entregamos (esperava algo e veio outra coisa).

Essa questão é de extrema importância e fonte de muitos problemas na entrega e qualidade de serviços.

Você como um bom planejador deve avaliar e criticar constantemente as “passagens de bastão” na cadeia do processo de provimento de serviços, e se posicionar de forma assertiva, distinguindo bem  as estimativas dos  comprometimentos.

Até logo!

Planejamento – Falha por ignorar Incertezas

Por que ignorar incertezas pode gerar falhas no planejamento?

Uma quarta razão de falhas no planejamento é não reconhecer as incertezas ou assumir que as análises de requerimentos e previsões estabelecidas no início de um projeto garantam uma especificação completa e perfeita de um produto. Isto é assumir que clientes e usuários não mudam suas ideias, refinam suas opiniões, ou se deparam com novas necessidades ao longo do período coberto pelo plano.

Similarmente, ignoramos as incertezas sobre como iremos desenvolver um serviço e estabelecer estimativas precisas para trabalhos imprecisos.

Não podemos esperar que identifiquemos todas as atividades que serão necessárias para todo um projeto. Diante disso, devemos expressar e dar visibilidade às nossas incertezas advindas dessas lacunas.

Com o progresso de um projeto e com as remoções de suas incertezas e riscos, estimativas deverão ser refinadas e se tornarão mais precisas (tal como descrito no Cone de Incerteza abordado anteriormente).

A melhor forma de tratar com incertezas é interagir. Trabalhar com interações curtas com clientes (internos e externos). A partir daí atividades ausentes podem ser adicionadas ao plano, estimativas incorretas podem ser corrigidas e assim por diante. O foco se desloca do plano para o planejamento.

Até logo!

Planejamento – Falha para alinhar prioridades com clientes

Por que requisitos de produtos  ou serviços se não desenvolvidos na prioridade adequada na percepção do cliente geram falhas e insucessos?

Uma outra razão para falhas no planejamento é que muitos planos são criados considerando que todas as atividades identificadas serão completadas. Isto significa que o trabalho é tipicamente priorizado e sequenciado para a conveniência da equipe responsável.

Um pensamento tradicional é que se o trabalho for completado, o cliente não se preocupará com a sequência do processo de trabalho. No entanto, para o cliente isso poderá parecer como uma sequência inapropriada de eventos.

Como o mundo é real, tarefas podem atrasar. Não é pouco frequente que nesses casos resultados ou produtos mais importantes para o cliente sejam desconsiderados ou não entregues, frente a outros menos importantes na sua perspectiva.

Não entregar o prometido para o cliente gera desconfiança. Desconfiança gera vários efeitos, principalmente: insatisfação e desgastes na relação,

 Até logo!

Planejamento e Multitarefas

Por que a execução de Multitarefas  aumenta a probabilidade dos planos falharem?

Multitarefas (trabalho simultâneo em várias atividades) é uma segunda razão para que abordagens tradicionais para o planejamento falhem.

Pesquisas indicam que o desempenho de um indivíduo cai rapidamente quando ele trabalha simultaneamente em mais de duas tarefas. O desempenho normalmente cai quando você interrompe uma atividade e a reinicia mais tarde.

É claro que multitarefas ajudam quando temos apenas duas coisas a serem feitas. Se algo bloqueia uma delas, podemos permutar para a outra. Mas, quando o número é maior do que dois, a queda de desempenho é significante.

Em muitos ambientes, é normal uma grande variedade de atividades. Você como profissional deve ter o cuidado ao negociar os prazos de entrega de atividades para evitar o efeito das multitarefas

 

Até logo!


 

Objetivos e Metas

O que são objetivos e metas e qual a importância?

Objetivo. é algo ou fim que se deseja atingir. Objeto de uma ação. Objetivos motivam ações de pessoas e empresas. Através de um conjunto de objetivos uma  pessoa ou uma empresa delineiam o seu perfil. Existem objetivos que necessitam de planejamento e outros não. A definição clara de objetivos é de extrema importância em várias áreas de atuação humana. O planejamento sempre visa o alcance de objetivos.

Metas.  É um objetivo desdobrado e quantificado São tarefas específicas para alcançar o objetivo, estipulam os passos e prazos a realização do objetivo.

 

Importância dos Objetivos e Metas

Para exemplificar a importância de objetivos e metas, veja um trecho do livro “Poder sem limites”, de Anthony Robbins, escritor americano, palestrante motivacional e coach.

Em 1953, foi feito uma pesquisa com estudantes de uma universidade americana a respeito de metas. Perguntou-se quantos tinham metas claras claramente definidas, e o resultado foi o seguinte: 87% não sabiam o que fariam após terminar a faculdade. 10% tinham uma ideia do que queriam fazer, como montar o próprio negócio, trabalhar em uma grande corporação, voltar para a cidade em que nasceram, trabalhar com o pai, prestar um concurso, etc., e apenas 3% tinham metas claras e definidas por escrito.

Passados 20 anos, os pesquisadores procuraram os entrevistados para saber como estavam as suas vidas. E constataram que a soma da renda daqueles 3% que definiram suas metas era maior que a soma da renda dos 97% restantes.

Coincidências? Pode apostar que não! Os estudantes que haviam escrito suas metas sabiam muito bem para onde estavam indo. As pessoas não planejam fracassar, mas fracassam por falta de planejamento!”.

É muito comum pessoas e profissionais terem dificuldades em estabelecer objetivos. Essa inabilidade gera impactos negativos no nível profissional e pessoal. Ser altamente eficiente – realizar bem um processo ou uma tarefa – não atrelado à um objetivo bem definido previamente, não é eficaz (daí o conceito de efetividade = eficácia + eficiência). É como agir sem pensar!

Saiba mais >>> objetivos SMART

 

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Objetivos e Metas SMART

Como funciona o método SMART para definir “objetivos e metas”?

Estabelecer objetivos não é uma tarefa tão trivial como muitos pensam. Estabelecer objetivos depende do  “conhecimento do estado atual”,  da “expectativa do estado futuro” e da  “jornada entre o estado atual e futuro”. Na declaração do objetivo deverão constar elementos que motivem e facilitem o seu alcance.

S.M.A.R.T. é um mnemônico (= acrônimo, conjunto de letras, que ajudam a lembrar alguma coisa) utilizado como check list para facilitar e estruturar o desenvolvimento de objetivos e metas.

  Atributo de Valor Descrição do Atributo de Valor
S Específico Significante e simples. Não admite ambiguidades, interpretações diversas e até contrária do objetivo.
M Mensurável Passivo de ser medido para aumentar a previsibilidade e saber se o objetivo será alcançado e quando.
A Atingível Apropriado e alcançável. Com riscos gerenciados com nível de incerteza tolerável.
R Relevante Importante. Valorizado. Motivante.
T Temporal Com alocação de tempo adequada para que o objetivo seja alcançado.

Observações

  • Criado por Peter Drucker, este método ajuda a estabelecer objetivos e metas de maneira rápida, organizada e eficaz.
  • O objetivo é uma descrição concretas de onde está se querendo alcançar. É estratégico e abrangente e nos motiva. Exemplos: cursar uma faculdade, emagrecer, casar, ter filhos, ganhar dinheiro, implantar um sistema, projeto, e assim por diante.
  • As metas são desdobradas dos objetivos. São tarefas específicas para alcançar o objetivo, estipulam os passos e prazos a realização do objetivo.
  • SMART é uma ferramenta de  análise, que facilita o desdobramento do objetivo (o todo) em metas (partes para alcançar o todo).  Permite que a cada objetivo  estabelecido  usando o método,  aumentamos a nossa capacidade de analisar (entender) e de estabelecer objetivos efetivos.

Saiba mais:

 

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Metas e alinhamento

Porque estabelecer metas pessoais é importante ?

Se desejarmos participar da vida com deliberação (chegar a decisões após a nossa reflexão), a primeira ação deve ser estabelecer uma meta.

As metas podem ser:

  • Herdadas – são as metas não estabelecidas por nós (metas empresariais, metas de vendas, e assim por diante).
  • Pessoais de curto prazo  – estabelecidas por nós, para nos motivar num horizonte de curto prazo (comprar um carro, viajar, etc).
  • Pessoais de longo prazo – estabelecidas por nós, mas de longo alcance, que transcende a uma vantagem própria imediata.

Quando recebemos uma meta empresarial (herdada) precisamos nos alinhar à essa meta. Alinhar significa trabalhar em direção a ela. Se tivermos dúvida em relação a uma meta, tenderemos  a agir de maneira desalinhada e não atingiremos a meta. Desalinhamento significa alimentar metas conflitantes, gera confusão, limita a realização e o sucesso.

Uma vez que uma meta é herdada, uma boa prática de alinhamento é conectá- la ou transformá-la numa meta pessoal de curto prazo, que deverá estar associada à uma outra meta pessoal de longo prazo. Uma vez estabelecida a conexão entre a meta herdada e a meta pessoal,  há várias combinações de técnicas que você pode empregar para alcançá-las: aumentar a atenção na meta, planejar em retrospectiva a partir da meta, identificar indicadores e submetas, utilizar a energia de outras pessoas, contratar bons gerentes e colaboradores, trabalhar muito.

Quando estabelecemos metas certas para nós mesmos, quando pensamos nelas ficamos fortalecidos e com energia criadora (motivação) para atingi-las e superar qualquer obstáculo. Para saber se estabelecemos uma boa meta precisamos observar como nos sentimos quando vamos atrás delas. As atividades em busca das metas são agradáveis? Se a resposta for sim, temos uma boa meta. Ao contrário, se as atividades para seu alcance forem desagradáveis, estafantes e estressantes, precisaremos alterar essas metas.

Observações

  • Se não existem metas, a primeira coisa a ser feita é estabelecer a meta.
  • Estratégias são ações planejadas para atingir a meta com recursos atuais
  • Não existe estratégias sem metas. Metas são absolutamente necessárias.
  • A ferramenta SMART nos ajuda a desenvolver objetivos e metas que nos motivam a atingi-los.

 

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Objetivos empresariais

Como definir objetivos?

As empresas de uma forma geral estabelecem objetivos e valores para direcionar as suas estratégias de negócio, público alvo  e comportamentos dos seus colaboradores. Os objetivos permitem que o empreendedor e seus colaboradores reflitam sobre o papel do seu negócio no mercado e sobre o futuro da empresa e estabeleçam estratégias inovadoras que atraiam a atenção e aumentem a percepção de valor da empresa e das suas ofertas.

  • A visão de uma empresa é o objetivo futuro, como ela quer ser vista no futuro. É definida por uma ou duas frases, ou melhor,  “mensagens de valor“. É o objetivo que mais varia ao longo do tempo.
  • A missão é o objetivo presente. A razão de ser da empresa. Tal como a visão e mirando a visão,  deve ser curta e objetiva e utilizar uma ou  duas mensagens de valor, para expor o foco e singularidade de determinada marca.
  • Os valores representam o código de conduta a ser respeitado por todos para atingir a missão e a visão.

Da análise dos 3 componentes acima a empresa define a sua proposta de valor, ou posicionamento, ou a estratégia maior da empresa, que define seu foco, singularidade e mensagem de valor. Os demais objetivos da empresa e das ofertas são desdobrados à partir desses objetivos e valores para todas as áreas da empresa. Associados á todos esses objetivos são definidos os indicadores de controle, (comumente chamados de KPI – indicadores de desempenho principais).  Os objetivos formam uma árvore hierárquica. Todos os objetivos, como a nossa vida, são dinâmicos e devem ser ecológicos, ou seja atrair e satisfazer os interesses de empresários, colaboradores., clientes, parceiros e o mercado em geral.

Objetivo de marketing :

  • ser a maior empresa da América Latina
  • ser a pioneira na oferta de um novo produto
  • atingir uma participação de mercado de 50%
  • ser reconhecida com o maior portfólio de serviços de Contact Center

Objetivos de produtos (ou serviços):

  • atender a um novo nicho de mercado
  • prover novas funcionalidades
  • atingir níveis de serviços de forma consistente durante todo o …

Objetivos Financeiros:

  • manter um custo unitário de R$ X …
  • garantir um retorno do investimento (Percentual de Remuneração que retorna para os empreendedores) de 5% …
  • obter um Ebitda (*) (Earnings Before Interests, Taxes, Depreciation and Amortization) de …

(*) Ebitda é a sigla para Earnings Before Interests, Taxes, Depreciation e Amortization, o que em português significa lucros antes do pagamento de juros, impostos, depreciação e amortização. O Ebitda é um elemento usado para medir o fluxo de caixa de uma empresa e para comparar dois ou mais empreendimentos. Termo muito utilizado por analistas financeiros na análise de balanços de contabilidade de empresas de capital aberto.

Observe que esses objetivos estão incompletos. Geram dúvidas nos seus desdobramentos. Falta informação. Como tornar os objetivos efetivos? Resposta: Desenvolver objetivos SMART

Conclusão: Estabelecer objetivos é uma habilidade a ser desenvolvida para direcionar, motivar, analisar, desenvolver soluções, avaliar desempenho para as empresas e pessoas.

 

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Estratégia

O que é estratégia ?
“Estratégia é receber um objetivo, analisar onde nos encontramos, identificar nossos pontos fortes e fracos e traçar um conjunto de ações e manobras com os recursos disponíveis ”.
  • Estratégias são ações para alcançar objetivos.
  • Um bom pensamento estratégico significa planejar ações focadas nos recursos e pontos fortes e preservar os pontos fracos. Não ficar preso às fraquezas.
  • Nossas forças ajudam a restringir ou superam a concorrência em uma oportunidade de venda.
  • As estratégias não estão restritas aos generais nem estrategistas.
  • A inteligência competitiva desenvolve estratégias para atingir objetivos antes dos concorrentes.

Estratégia é uma arte simples; é apenas uma questão de execução (Napoleão).

 

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Fórmula de Valor

Como podemos racionalizar o valor via uma fórmula?

Até aqui já utilizamos várias vezes a palavra “valor”. É importante entender claramente o que ela significa:

  • Valor é a razão entre o que o Cliente (pessoa ou empresa) recebe e o que ele dá.
  • O Cliente recebe benefícios e assume custos.
  • Os benefícios podem ser práticos ou emocionais.
  • O produto alcançará êxito se proporcionar valor ao Cliente
  • O Cliente escolherá o produto que lhe oferecer maior valor.

Alternativas Estratégicas

Ao observar a fórmula de valor, concluímos que existem vários modos (estratégias) de se aumentar o valor ou a percepção de valor:

  1. Elevar benefícios;
  2. Reduzir custos;
  3. Aumentar benefícios e reduzir custos;
  4. Aumentar benefícios em proporção maior que o aumento de custos;
  5. Reduzir benefícios em proporção menor que a redução de Custos.

Por exemplo, a fórmula no diz também que:

  • Valor é um tradeoff (compromisso/balanceamento) entre benefícios e custos.
  • Podemos gerar o “mesmo valor” com estratégias totalmente diferentes.
  • O Preço de produtos e serviços é apenas uma dos componentes do custo. Pode existir economia com tarifas mais caras.
  • Produtos ou Serviços gratuitos implica em valor indefinido (Valor = [benefícios] / [custo zero]. Nunca uma oferta deveria ser gratuita ou percebida como tal! A indefinição ou dúvida reduz valor.
  • Tempo pode ser uma componente de grande valia no mercado de serviços.
  • Implantar, Reparar, Modificar  e Treinar usuários mais rápido pode ter maior valor para mercados emergentes e de alta concorrência, que buscam retornos no curto prazo.

Observações

  • Um valor é percebido diferente por diferentes pessoas, empresas e situações.
  • Uma mudança de situação pode mudar completamente o jogo ou percepção de valor.
  • Valorizar alguma coisa depende de um processo investigativo e diagnóstico – entender situação, problemas e implicações e custos para uma pessoa e empresa.
  • O jogo da competição muda o tempo todo e os valores também.
  • Saiba mais >>> Fórmula de valor ampliada

 

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Fórmula de Valor Ampliada

Como fica a fórmula de valor se considerarmos o risco?

A fórmula anterior não considera o Risco. Ela só pode ser aplicada em situações ou mercados que NÃO envolvem altos valores monetários. Quando o valor da compra ou aquisição de serviços aumenta,  preocupações , riscos, incertezas, ameaças, vulnerabilidades aparecem e precisam ser tratados, para justificar o valor da solução.

Diante disso, precisamos, nesses casos, ampliar a fórmula de valor incluindo o Risco.

Veja como fica a fórmula de valor:

 

Qual o  impacto e benefício disso?

  • Incluir o Risco torna mais complexo a racionalização do valor.
  • A fórmula fica mais complexa.
  • Exige entender o que é risco e incerteza. Como é gerenciado e avaliado.
  • Incluir o Risco aumenta a qualidade e quantidade de alternativas estratégicas.
  • A Estratégia depende do Risco. O risco legitima a estratégia.
  • Alto Risco  ou alta percepção do Risco reduz o valor. Baixo Risco aumenta o valor.
  • As pessoas decidem comparando Benefícios, Custos e Riscos.

Saiba mais >>> Fórmula de Valor

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